Những điểm cần lưu ý khi rà soát hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại là cơ sở pháp lý quan trọng để các bên xác lập, thực hiện và bảo vệ quyền lợi trong quá trình giao dịch. Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ không chỉ ghi nhận đúng thỏa thuận, mà còn giúp các bên kiểm soát rủi ro, hạn chế tranh chấp và có căn cứ xử lý khi một bên vi phạm nghĩa vụ.

Trên thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh không phải vì các bên hoàn toàn không có thỏa thuận, mà vì hợp đồng được soạn quá chung chung, thiếu cơ chế xử lý vi phạm, không rõ về thanh toán, nghiệm thu, bàn giao, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại hoặc thẩm quyền giải quyết tranh chấp.

Theo Luật Thương mại 2005, vi phạm hợp đồng là việc một bên không thực hiện, thực hiện không đầy đủ hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ theo thỏa thuận hoặc theo quy định của Luật này; còn vi phạm cơ bản là vi phạm gây thiệt hại cho bên kia đến mức làm cho bên kia không đạt được mục đích của việc giao kết hợp đồng. Đây là hai khái niệm quan trọng khi đánh giá rủi ro và xây dựng cơ chế xử lý trong hợp đồng thương mại.

Dưới đây là các nhóm vấn đề cần lưu ý khi rà soát một hợp đồng thương mại.

1. Kiểm tra tư cách pháp lý và thẩm quyền ký kết

Trước khi xem xét nội dung chi tiết của hợp đồng, cần kiểm tra bên ký kết có đúng tư cách pháp lý và người ký có đúng thẩm quyền hay không.

Đối với doanh nghiệp, cần rà soát tối thiểu các nội dung sau:

– Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở;

– Người đại diện theo pháp luật;

– Người ký hợp đồng là đại diện theo pháp luật hay người được ủy quyền;

– Giấy ủy quyền hoặc văn bản phân quyền nội bộ nếu người ký không phải đại diện theo pháp luật;

– Ngành nghề kinh doanh hoặc điều kiện pháp lý đặc thù nếu giao dịch thuộc lĩnh vực có điều kiện;

– Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp tại thời điểm ký kết.

Đây là bước thường bị xem nhẹ nhưng có ý nghĩa rất lớn. Nếu người ký không có thẩm quyền hoặc bên ký không có đủ điều kiện thực hiện giao dịch, hợp đồng có thể phát sinh rủi ro về hiệu lực, khả năng thực hiện hoặc khả năng yêu cầu bên kia chịu trách nhiệm khi có vi phạm.

Trong các giao dịch có giá trị lớn, giao dịch dài hạn hoặc giao dịch có rủi ro cao, nên yêu cầu bên còn lại cung cấp tài liệu chứng minh tư cách pháp lý, thẩm quyền ký kết và các chấp thuận nội bộ cần thiết.

2. Làm rõ đối tượng hợp đồng và phạm vi công việc

Một hợp đồng thương mại tốt phải mô tả rõ đối tượng giao dịch. Nếu là mua bán hàng hóa, cần làm rõ loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, nguồn gốc, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng và trách nhiệm kiểm tra hàng hóa.

Nếu là hợp đồng dịch vụ, cần làm rõ phạm vi dịch vụ, kết quả đầu ra, tiêu chuẩn nghiệm thu, thời hạn thực hiện, nhân sự thực hiện, tài liệu bàn giao và trách nhiệm phối hợp của các bên.

Nếu là hợp đồng hợp tác, hợp đồng đại lý, hợp đồng phân phối hoặc hợp đồng dự án, cần làm rõ vai trò của từng bên, phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ tài chính, cơ chế chia lợi ích, quản lý chi phí, xử lý công nợ và chấm dứt hợp tác.

Các cụm từ như “hỗ trợ”, “phối hợp”, “đảm bảo”, “theo nhu cầu thực tế”, “theo thỏa thuận sau” nếu không được diễn giải rõ rất dễ tạo ra cách hiểu khác nhau. Khi rà soát hợp đồng, cần chuyển các nội dung chung chung thành nghĩa vụ cụ thể, có thời hạn, tiêu chí đánh giá và hậu quả pháp lý nếu không thực hiện.

3. Rà soát điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán là một trong những điều khoản quan trọng nhất của hợp đồng thương mại.

Khi rà soát điều khoản này, cần kiểm tra:

– Giá trị hợp đồng đã bao gồm thuế, phí, chi phí phát sinh hay chưa;

– Đồng tiền thanh toán;

– Phương thức thanh toán;

– Tài khoản nhận thanh toán;

– Thời hạn thanh toán;

– Điều kiện thanh toán;

– Hồ sơ thanh toán;

– Trách nhiệm xuất hóa đơn;

– Hệ quả khi chậm thanh toán;

– Quyền tạm dừng thực hiện nghĩa vụ nếu bên kia không thanh toán đúng hạn.

Một lỗi phổ biến là hợp đồng chỉ ghi “thanh toán sau khi hoàn thành công việc” nhưng không quy định rõ thế nào là hoàn thành, ai xác nhận hoàn thành, hồ sơ thanh toán gồm tài liệu gì và nếu một bên không ký nghiệm thu thì xử lý ra sao. Điều này khiến bên cung cấp hàng hóa/dịch vụ gặp khó khi đòi tiền, còn bên mua/bên thuê dịch vụ có thể trì hoãn thanh toán bằng cách không xác nhận hồ sơ.

Với nghĩa vụ trả tiền, Bộ luật Dân sự 2015 có quy định về trách nhiệm do chậm thực hiện nghĩa vụ trả tiền và cơ chế lãi suất theo Điều 357, Điều 468. Khi hợp đồng có điều khoản về lãi chậm trả, cần rà soát để bảo đảm phù hợp với giới hạn pháp luật áp dụng và bản chất của giao dịch.

4. Rà soát điều khoản nghiệm thu, bàn giao

Nghiệm thu và bàn giao là căn cứ quan trọng để xác định bên thực hiện nghĩa vụ đã hoàn thành công việc hay chưa, đồng thời là cơ sở để phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Khi rà soát hợp đồng, cần làm rõ:

– Thời điểm nghiệm thu;

– Tiêu chí nghiệm thu;

– Thành phần tham gia nghiệm thu;

– Mẫu biên bản nghiệm thu;

– Thời hạn phản hồi hồ sơ nghiệm thu;

– Trường hợp một bên không ký nghiệm thu;

– Cơ chế nghiệm thu từng phần;

– Cơ chế xử lý lỗi, thiếu sót, khiếm khuyết;

– Hậu quả pháp lý nếu bên nhận bàn giao sử dụng sản phẩm/dịch vụ nhưng không ký nghiệm thu.

Đối với hợp đồng xây dựng, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng công nghệ, hợp đồng tư vấn hoặc hợp đồng có nhiều giai đoạn, nên quy định cơ chế nghiệm thu theo từng mốc. Điều này giúp kiểm soát tiến độ, giảm tranh chấp về khối lượng và tạo cơ sở thanh toán theo từng giai đoạn.

Nếu hợp đồng không có cơ chế nghiệm thu rõ ràng, khi phát sinh tranh chấp, bên yêu cầu thanh toán thường phải chứng minh mình đã hoàn thành công việc, đã bàn giao kết quả và bên kia đã nhận hoặc sử dụng kết quả đó.

5. Rà soát điều khoản phạt vi phạm

Phạt vi phạm là chế tài quan trọng trong hợp đồng thương mại, nhưng không phải cứ ghi mức phạt cao là có thể áp dụng toàn bộ.

Theo Luật Thương mại 2005, mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thỏa thuận, nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp luật có quy định khác.

Khi rà soát điều khoản phạt vi phạm, cần lưu ý:

– Hợp đồng có thỏa thuận phạt vi phạm hay không;

– Mức phạt được tính trên toàn bộ giá trị hợp đồng hay phần nghĩa vụ bị vi phạm;

– Vi phạm nào bị phạt;

– Có giới hạn tổng mức phạt không;

– Phạt vi phạm có được áp dụng đồng thời với bồi thường thiệt hại không;

– Điều khoản phạt có phù hợp với loại hợp đồng và luật áp dụng không.

Một lỗi thường gặp là hợp đồng ghi “bên vi phạm bị phạt 20% giá trị hợp đồng”. Cách ghi này có thể không phù hợp đối với hợp đồng thương mại thông thường nếu vượt quá giới hạn pháp luật cho phép. Vì vậy, điều khoản phạt vi phạm cần được thiết kế vừa đủ sức răn đe, vừa có khả năng được chấp nhận khi xảy ra tranh chấp.

6. Rà soát điều khoản bồi thường thiệt hại

Khác với phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại thường gắn với thiệt hại thực tế, hành vi vi phạm, mối quan hệ nhân quả và nghĩa vụ chứng minh thiệt hại.

Khi rà soát điều khoản bồi thường, cần làm rõ:

– Trường hợp nào phát sinh nghĩa vụ bồi thường;

– Thiệt hại được bồi thường gồm những khoản nào;

– Có giới hạn trách nhiệm bồi thường không;

– Có loại trừ trách nhiệm đối với thiệt hại gián tiếp, mất lợi nhuận, thiệt hại phát sinh từ bên thứ ba không;

– Nghĩa vụ cung cấp chứng cứ chứng minh thiệt hại;

– Cơ chế thông báo, khắc phục và giảm thiểu thiệt hại.

Trong hợp đồng thương mại, cần phân biệt rõ giữa phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại. Phạt vi phạm dựa trên thỏa thuận phạt, còn bồi thường thiệt hại hướng tới việc bù đắp tổn thất thực tế phát sinh từ hành vi vi phạm. Luật Thương mại 2005 cũng có các quy định riêng về chế tài trong thương mại, trong đó có phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.

7. Rà soát điều khoản tạm dừng, chấm dứt và hủy bỏ hợp đồng

Điều khoản chấm dứt hợp đồng có vai trò rất quan trọng nhưng thường bị viết quá ngắn. Nhiều hợp đồng chỉ quy định “các bên có quyền chấm dứt theo quy định pháp luật” mà không làm rõ các tình huống cụ thể.

Khi rà soát, cần kiểm tra:

– Trường hợp nào được tạm dừng thực hiện hợp đồng;

– Trường hợp nào được đơn phương chấm dứt;

– Có yêu cầu báo trước không;

– Thời hạn báo trước là bao lâu;

– Có cần thời hạn khắc phục vi phạm trước khi chấm dứt không;

– Hậu quả của việc chấm dứt;

– Nghĩa vụ thanh toán, bàn giao, hoàn trả, bảo mật sau chấm dứt;

– Xử lý tài sản, tài liệu, công nợ, dữ liệu, sản phẩm dở dang sau khi hợp đồng chấm dứt.

Đối với hợp đồng dài hạn, hợp đồng dịch vụ thường xuyên, hợp đồng đại lý, hợp đồng phân phối hoặc hợp đồng hợp tác, điều khoản chấm dứt cần đặc biệt rõ. Nếu không, khi một bên muốn thoát khỏi hợp đồng, các bên dễ phát sinh tranh chấp về việc chấm dứt có đúng căn cứ hay không và nghĩa vụ sau chấm dứt được xử lý thế nào.

8. Rà soát điều khoản bảo mật, dữ liệu và sở hữu trí tuệ

Trong nhiều giao dịch, bên nhận dịch vụ hoặc bên hợp tác có thể tiếp cận thông tin kinh doanh, dữ liệu khách hàng, hồ sơ nội bộ, tài liệu kỹ thuật, quy trình vận hành hoặc bí mật thương mại của bên còn lại.

Do đó, cần rà soát kỹ các nội dung:

– Thông tin nào được coi là thông tin bảo mật;

– Thời hạn bảo mật;

– Chủ thể được tiếp cận thông tin;

– Nghĩa vụ bảo mật của nhân sự, cộng sự, nhà thầu phụ;

– Trường hợp được phép tiết lộ thông tin;

– Xử lý vi phạm bảo mật;

– Quyền sở hữu đối với tài liệu, sản phẩm, dữ liệu, kết quả công việc;

– Nghĩa vụ hoàn trả hoặc tiêu hủy tài liệu sau khi hợp đồng chấm dứt.

Đối với hợp đồng tư vấn, hợp đồng công nghệ, hợp đồng marketing, hợp đồng thiết kế, hợp đồng phần mềm, hợp đồng dịch vụ pháp lý, kế toán, tài chính hoặc nhân sự, điều khoản bảo mật và sở hữu kết quả công việc cần được soạn rõ để tránh tranh chấp về quyền sử dụng sau này.

9. Rà soát điều khoản bất khả kháng và thay đổi hoàn cảnh

Điều khoản bất khả kháng thường được đưa vào hợp đồng theo mẫu, nhưng ít khi được thiết kế phù hợp với từng giao dịch.

Khi rà soát điều khoản này, cần làm rõ:

– Sự kiện nào được coi là bất khả kháng;

– Điều kiện để một bên được miễn trách nhiệm;

– Nghĩa vụ thông báo khi xảy ra sự kiện;

– Nghĩa vụ giảm thiểu thiệt hại;

– Thời hạn kéo dài thực hiện hợp đồng;

– Quyền chấm dứt nếu sự kiện kéo dài quá lâu;

– Nghĩa vụ thanh toán đối với phần công việc đã hoàn thành trước khi xảy ra sự kiện.

Không nên để điều khoản bất khả kháng quá rộng, vì bên vi phạm có thể viện dẫn để né tránh trách nhiệm. Ngược lại, cũng không nên quy định quá hẹp khiến hợp đồng không xử lý được các tình huống thực tế ngoài khả năng kiểm soát của các bên.

10. Rà soát điều khoản giải quyết tranh chấp

Điều khoản giải quyết tranh chấp có thể quyết định nơi giải quyết, phương thức giải quyết, chi phí, thời gian và chiến lược xử lý khi tranh chấp phát sinh.

Khi rà soát, cần kiểm tra:

– Tranh chấp giải quyết tại Tòa án hay Trọng tài;

– Nếu là Tòa án, có xác định đúng thẩm quyền hay không;

– Nếu là Trọng tài, có ghi đúng tên trung tâm trọng tài hay không;

– Luật áp dụng là luật nào;

– Ngôn ngữ giải quyết tranh chấp;

– Địa điểm giải quyết tranh chấp;

– Cơ chế thương lượng/hòa giải trước khi khởi kiện có bắt buộc không;

– Điều kiện khởi kiện có bị ràng buộc bởi thời hạn hoặc thủ tục thông báo không.

Theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, việc xác định thẩm quyền của Tòa án là vấn đề quan trọng khi khởi kiện vụ án dân sự, kinh doanh thương mại, lao động hoặc các tranh chấp liên quan. Nếu điều khoản giải quyết tranh chấp được viết không rõ, bên khởi kiện có thể mất thêm thời gian để xác định đúng cơ quan có thẩm quyền.

11. Rà soát điều khoản thông báo và trao đổi điện tử

Trong thực tế, nhiều giao dịch được thực hiện chủ yếu qua email, tin nhắn, nhóm chat, phần mềm quản lý công việc hoặc các nền tảng điện tử. Nếu hợp đồng không ghi nhận giá trị của các phương thức trao đổi này, khi tranh chấp xảy ra có thể phát sinh tranh luận về giá trị chứng cứ.

Hợp đồng nên quy định rõ:

– Địa chỉ email chính thức của các bên;

– Người đầu mối tiếp nhận thông báo;

– Thời điểm thông báo được coi là đã nhận;

– Việc sử dụng chữ ký điện tử, bản scan, bản PDF, email;

– Giá trị pháp lý của trao đổi qua email hoặc nền tảng điện tử;

– Trường hợp thay đổi thông tin liên hệ phải thông báo trong bao lâu.

Đây là nhóm điều khoản có vẻ kỹ thuật nhưng rất hữu ích khi cần chứng minh một bên đã gửi thông báo vi phạm, yêu cầu thanh toán, yêu cầu nghiệm thu hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng.

12. Kết luận

Rà soát hợp đồng thương mại không chỉ là chỉnh lỗi chính tả, sửa câu chữ hoặc làm cho hợp đồng “đẹp” hơn về hình thức. Quan trọng hơn, việc rà soát cần trả lời được các câu hỏi cốt lõi:

– Hợp đồng có được ký đúng chủ thể và đúng thẩm quyền không?

– Nghĩa vụ của các bên đã đủ rõ chưa?

– Thanh toán, nghiệm thu, bàn giao có cơ chế thực hiện cụ thể không?

– Khi vi phạm xảy ra, hợp đồng có đủ công cụ để xử lý không?

– Khi tranh chấp phát sinh, bên bị vi phạm có đủ hồ sơ, chứng cứ và cơ chế pháp lý để bảo vệ quyền lợi không?

Một hợp đồng tốt là hợp đồng có thể thực hiện được, kiểm soát được rủi ro và sử dụng được khi cần bảo vệ quyền lợi của khách hàng.

Luật sư Quách Vũ Ngọc Hà tư vấn, soạn thảo, rà soát và hỗ trợ đàm phán các loại hợp đồng thương mại, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng hợp tác, hợp đồng xây dựng, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng đại lý, hợp đồng chuyển nhượng, thỏa thuận bảo mật, thỏa thuận nguyên tắc và các văn bản giao dịch khác.

Thông tin liên hệ

Luật sư Quách Vũ Ngọc Hà – Phó Giám đốc Công ty Luật TNHH Phan Anh

Điện thoại: 0949.546.897

Email: ha.qvn@luatsuquachha.com

Địa chỉ: Tầng 2, số 62 Chùa Láng, phường Láng, Thành phố Hà Nội

Đối với các giao dịch cần rà soát, soạn thảo hoặc đàm phán hợp đồng, Quý khách hàng có thể tham khảo thêm dịch vụ Hợp đồng và Giao dịch thương mại của Luật sư Quách Vũ Ngọc Hà.