Thủ tục tố tụng trên môi trường số tại Tòa án theo Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP
Ngày 15/01/2026, Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao thông qua Nghị quyết số 01/2026/NQ-HĐTP hướng dẫn thực hiện thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số tại Tòa án nhân dân. Nghị quyết này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/03/2026.
Việc ban hành Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP là một bước phát triển đáng chú ý trong quá trình số hóa hoạt động tố tụng tại Tòa án. Thay vì chỉ dừng lại ở một số thủ tục riêng lẻ như gửi, nhận tài liệu điện tử hoặc tổ chức phiên tòa trực tuyến, Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP thiết lập khuôn khổ tương đối đầy đủ hơn cho việc thực hiện nhiều thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số.
Đối với cá nhân, doanh nghiệp, luật sư và các chủ thể tham gia tố tụng, Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP có ý nghĩa thực tiễn quan trọng. Việc hiểu đúng phạm vi áp dụng, điều kiện tham gia, phương thức nộp hồ sơ, trách nhiệm theo dõi thông tin và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử sẽ giúp hạn chế rủi ro trong quá trình làm việc với Tòa án.
1. Bối cảnh ban hành Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP
Việc thực hiện thủ tục tố tụng bằng phương thức điện tử không phải là vấn đề hoàn toàn mới trong pháp luật Việt Nam.
Trước đây, Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 đã tạo nền tảng chung cho trình tự, thủ tục giải quyết vụ việc dân sự, kinh doanh thương mại, lao động, hôn nhân gia đình và các vụ việc thuộc thẩm quyền của Tòa án.
Trên cơ sở đó, Nghị quyết 04/2016/NQ-HĐTP của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao đã hướng dẫn việc gửi, nhận đơn khởi kiện, tài liệu, chứng cứ và cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử trong tố tụng dân sự và tố tụng hành chính.
Tiếp đó, Nghị quyết 33/2021/QH15 của Quốc hội tạo thêm bước tiến quan trọng khi cho phép tổ chức phiên tòa trực tuyến đối với một số vụ án, vụ việc theo điều kiện luật định.
Bên cạnh đó, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 tiếp tục củng cố cơ sở pháp lý chung về thông điệp dữ liệu, giao dịch điện tử, chữ ký điện tử và giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử.
Tuy nhiên, trước khi Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP được ban hành, các quy định về tố tụng điện tử vẫn còn tương đối phân tán. Mỗi văn bản chủ yếu điều chỉnh một số khâu nhất định như gửi, nhận tài liệu điện tử, tống đạt văn bản hoặc tổ chức phiên tòa trực tuyến.
Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia được đẩy mạnh, hoạt động tố tụng cũng cần có một cơ chế thống nhất hơn để điều chỉnh toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, trao đổi, thanh toán, tổ chức phiên họp/phiên tòa, cấp bản sao, lưu trữ và sử dụng dữ liệu điện tử trong quá trình giải quyết vụ án, vụ việc.
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP ra đời trong bối cảnh đó, nhằm tạo cơ sở pháp lý cụ thể hơn cho việc thực hiện thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số tại Tòa án nhân dân.
2. Phạm vi điều chỉnh của Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP hướng dẫn thực hiện 09 nhóm thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số tại Tòa án nhân dân, bao gồm:
– Nộp đơn khởi kiện, đơn yêu cầu, đơn kháng cáo, đơn đề nghị, kiến nghị, đơn khiếu nại, tố cáo;
– Cung cấp, giao nộp tài liệu, chứng cứ;
– Cấp, tống đạt, thông báo văn bản;
– Nộp tạm ứng án phí, lệ phí, chi phí tố tụng; án phí, lệ phí, chi phí tố tụng;
– Phiên họp, phiên tòa giải quyết vụ án, vụ việc;
– Cấp trích lục, bản sao bản án, quyết định của Tòa án;
– Giao, nhận hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, văn bản tố tụng giữa các Tòa án;
– Số hóa, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, văn bản tố tụng;
– Các thủ tục tố tụng, hành chính tư pháp khác theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao.
Có thể thấy, phạm vi điều chỉnh của Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP không chỉ giới hạn ở việc nộp đơn hoặc nhận văn bản điện tử, mà bao phủ nhiều khâu quan trọng trong quá trình tố tụng tại Tòa án.
3. Điều kiện thực hiện thủ tục tố tụng trên môi trường số
Theo Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP, cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu và lựa chọn thực hiện thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số phải đáp ứng các điều kiện nhất định.
Trước hết, chủ thể thực hiện thủ tục phải cam kết tuân thủ quy trình do Tòa án nhân dân tối cao ban hành.
Ngoài ra, việc thực hiện thủ tục trên môi trường số phải gắn với việc sử dụng chữ ký điện tử hoặc hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, mức độ xác thực tương ứng với loại giao dịch.
Đây là điểm quan trọng. Khi thực hiện thủ tục tố tụng trên môi trường số, người tham gia tố tụng không chỉ cần chuẩn bị nội dung hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, mà còn cần bảo đảm điều kiện kỹ thuật và phương thức xác thực phù hợp.
Đối với doanh nghiệp, tổ chức hoặc luật sư đại diện khách hàng, cần đặc biệt lưu ý việc chuẩn bị chữ ký số, tài khoản truy cập, địa chỉ thư điện tử, thông tin người đại diện và phương thức tiếp nhận thông báo điện tử từ Tòa án.
4. Phương thức thực hiện thủ tục trên môi trường số
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP quy định thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số được thực hiện bằng phương tiện điện tử thông qua:
– Hệ thống dịch vụ công Tòa án;
– Cổng Dịch vụ công quốc gia;
– Hoặc hệ thống khác theo quy định của pháp luật.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn phương thức thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, một điểm rất đáng lưu ý là: trường hợp đã lựa chọn thực hiện thủ tục trên môi trường số thì không được thay đổi phương thức trong quá trình giải quyết vụ án, vụ việc, trừ trường hợp có lý do chính đáng và được Tòa án chấp nhận.
Quy định này có ý nghĩa thực tiễn lớn. Việc lựa chọn phương thức thực hiện thủ tục tố tụng cần được cân nhắc ngay từ đầu, đặc biệt trong các vụ án, vụ việc có nhiều tài liệu, nhiều bên tham gia, nhiều lần giao nộp chứng cứ hoặc yêu cầu tống đạt, thông báo thường xuyên.
Nếu lựa chọn thực hiện trên môi trường số, người tham gia tố tụng cần chủ động theo dõi hệ thống, kiểm tra thông báo, phản hồi đúng thời hạn và bảo đảm khả năng sử dụng ổn định các công cụ điện tử trong suốt quá trình giải quyết vụ án, vụ việc.
5. Nộp đơn, giao nộp tài liệu, chứng cứ trên môi trường số
Một trong những nội dung có ý nghĩa thực tế nhất của Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP là việc cho phép thực hiện thủ tục nộp đơn và giao nộp tài liệu, chứng cứ trên môi trường số.
Các loại đơn có thể được thực hiện trên môi trường số gồm:
– Đơn khởi kiện;
– Đơn yêu cầu;
– Đơn kháng cáo;
– Đơn đề nghị;
– Kiến nghị;
– Đơn khiếu nại;
– Đơn tố cáo.
Bên cạnh đó, việc cung cấp, giao nộp tài liệu, chứng cứ cũng thuộc nhóm thủ tục được thực hiện trên môi trường số.
Tuy nhiên, khi thực hiện thủ tục này, cơ quan, tổ chức, cá nhân cần đặc biệt lưu ý đến tính chính xác, tính đầy đủ và tính hợp pháp của tài liệu, chứng cứ được gửi qua hệ thống.
Trong hoạt động tố tụng, tài liệu, chứng cứ là nền tảng để Tòa án xem xét yêu cầu của các bên. Do đó, việc số hóa tài liệu, đặt tên file, phân loại chứng cứ, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và lưu giữ bản gốc để đối chiếu khi cần thiết là vấn đề không nên xem nhẹ.
Đối với các vụ tranh chấp hợp đồng, công nợ, cổ đông, lao động, đất đai, xây dựng hoặc kinh doanh thương mại, việc chuẩn bị hồ sơ điện tử cần được thực hiện có hệ thống, tránh tình trạng gửi thiếu tài liệu, gửi sai định dạng, không chứng minh được nguồn gốc tài liệu hoặc không theo dõi được tài liệu đã nộp.
6. Cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng trên môi trường số
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP tiếp tục phát triển cơ chế cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng bằng phương tiện điện tử.
Về nguyên tắc, khi các bên lựa chọn và đáp ứng điều kiện thực hiện thủ tục trên môi trường số, việc Tòa án cấp, tống đạt, thông báo văn bản có thể được thực hiện qua hệ thống điện tử theo quy định.
Điểm này giúp rút ngắn thời gian trao đổi văn bản, hạn chế phụ thuộc vào phương thức tống đạt giấy truyền thống và tăng khả năng theo dõi tiến độ giải quyết vụ việc.
Tuy nhiên, bên cạnh lợi ích về tốc độ và sự thuận tiện, cơ chế này cũng đặt ra trách nhiệm cao hơn đối với người tham gia tố tụng. Chủ thể tham gia tố tụng cần thường xuyên kiểm tra hệ thống, cập nhật thông báo, xác nhận việc nhận văn bản và phản hồi đúng thời hạn tố tụng.
Trong trường hợp không theo dõi kịp thời hoặc bỏ sót thông báo điện tử, bên tham gia tố tụng có thể gặp bất lợi về thời hạn nộp ý kiến, giao nộp chứng cứ, thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc tham gia phiên họp, phiên tòa.
7. Thanh toán trực tuyến án phí, lệ phí và chi phí tố tụng
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP ghi nhận việc nộp tạm ứng án phí, lệ phí, chi phí tố tụng; án phí, lệ phí, chi phí tố tụng là một trong các nhóm thủ tục được thực hiện trên môi trường số.
Đây là nội dung đáng chú ý vì nghĩa vụ tài chính trong tố tụng thường gắn với các mốc thời hạn quan trọng. Việc nộp tạm ứng án phí, lệ phí hoặc chi phí tố tụng đúng hạn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc Tòa án thụ lý, tiếp tục giải quyết hoặc xử lý yêu cầu của đương sự.
Việc thanh toán trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian đi lại, tạo thuận lợi cho cá nhân, doanh nghiệp và luật sư khi tham gia tố tụng, đặc biệt trong trường hợp người tham gia tố tụng ở xa Tòa án hoặc có nhiều vụ việc cần xử lý đồng thời.
Tuy nhiên, khi thực hiện thanh toán trực tuyến, cần lưu giữ đầy đủ thông tin giao dịch, biên lai, chứng từ điện tử, mã giao dịch và các xác nhận của hệ thống. Đây là căn cứ quan trọng để chứng minh việc đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính nếu phát sinh vướng mắc kỹ thuật hoặc tranh luận về thời điểm nộp tiền.
8. Phiên họp, phiên tòa trên môi trường số
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP xác định phiên họp, phiên tòa giải quyết vụ án, vụ việc là một trong các nhóm thủ tục có thể được thực hiện trên môi trường số.
Điều này kế thừa và phát triển từ chủ trương tổ chức phiên tòa trực tuyến đã được ghi nhận trước đó trong Nghị quyết 33/2021/QH15 của Quốc hội.
Việc tổ chức phiên họp, phiên tòa trên môi trường số có thể mang lại nhiều thuận lợi, đặc biệt trong các vụ án, vụ việc mà đương sự, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, người làm chứng hoặc các chủ thể liên quan ở nhiều địa phương khác nhau.
Tuy nhiên, để phiên họp, phiên tòa trên môi trường số được thực hiện hiệu quả, các bên cần chuẩn bị kỹ về điều kiện kỹ thuật, thiết bị, đường truyền, tài liệu điện tử, phương án trình bày chứng cứ và khả năng tương tác với Hội đồng xét xử hoặc người tiến hành tố tụng.
Đối với luật sư và người tham gia tố tụng, việc chuẩn bị cho phiên tòa trên môi trường số không chỉ là chuẩn bị nội dung tranh tụng, mà còn bao gồm việc kiểm tra file tài liệu, cách chia sẻ màn hình, phương thức viện dẫn chứng cứ, khả năng xử lý tình huống kỹ thuật và bảo đảm tính trang nghiêm của phiên tòa.
9. Cấp trích lục, bản sao bản án, quyết định của Tòa án
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP ghi nhận việc cấp trích lục, bản sao bản án, quyết định của Tòa án là một trong các thủ tục được thực hiện trên môi trường số.
Đặc biệt, Nghị quyết cũng đề cập đến giá trị pháp lý của bản sao điện tử. Theo tinh thần của quy định này, bản sao điện tử có thể được sử dụng thay thế bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc thù khác.
Đây là điểm có ý nghĩa thực tiễn lớn, nhất là trong các giao dịch, thủ tục, hồ sơ pháp lý cần sử dụng bản án, quyết định của Tòa án làm căn cứ chứng minh quyền, nghĩa vụ hoặc tình trạng pháp lý của một chủ thể.
Tuy nhiên, khi sử dụng bản sao điện tử, cần lưu ý đến phạm vi sử dụng, yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận và các trường hợp pháp luật chuyên ngành có thể yêu cầu bản giấy, bản chứng thực hoặc hình thức tài liệu khác.
10. Số hóa, lưu trữ hồ sơ và giao nhận tài liệu giữa các Tòa án
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP cũng hướng dẫn việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, văn bản tố tụng giữa các Tòa án; đồng thời ghi nhận việc số hóa, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, văn bản tố tụng.
Đây là nhóm nội dung quan trọng để hoàn thiện quy trình tố tụng số. Việc số hóa và lưu trữ dữ liệu không chỉ phục vụ hoạt động của Tòa án, mà còn ảnh hưởng đến khả năng tra cứu, sử dụng, đối chiếu, chuyển giao và quản lý hồ sơ trong quá trình giải quyết vụ án, vụ việc.
Đối với người tham gia tố tụng, điều này cũng đặt ra yêu cầu về việc chuẩn bị tài liệu ở định dạng phù hợp, bảo đảm chất lượng bản scan, tính rõ ràng của tài liệu, tính đầy đủ của chứng cứ và khả năng truy xuất khi cần thiết.
Trong thực tiễn, nhiều tài liệu giấy nếu scan mờ, thiếu trang, thiếu chữ ký, thiếu phụ lục hoặc không thể hiện đầy đủ nội dung sẽ làm giảm giá trị sử dụng trong quá trình tố tụng. Do đó, việc số hóa tài liệu cần được thực hiện cẩn trọng, đặc biệt đối với hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán, email, tin nhắn, tài liệu kế toán, hồ sơ nội bộ doanh nghiệp và các tài liệu chứng minh thiệt hại.
11. Một số lưu ý khi áp dụng Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP
11.1. Không phải mọi trường hợp đều áp dụng Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP có quy định về giới hạn áp dụng. Trường hợp luật, nghị quyết của Quốc hội, pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội có quy định khác thì không áp dụng quy định về thực hiện thủ tục tố tụng, hành chính tư pháp trên môi trường số theo Nghị quyết này.
Đồng thời, việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu, chứng cứ, văn bản tố tụng giữa Tòa án với Viện kiểm sát, cơ quan thi hành án dân sự và cơ quan khác trên môi trường số được thực hiện theo pháp luật có liên quan. Trường hợp pháp luật có liên quan không quy định thì mới áp dụng Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP.
Do đó, khi áp dụng Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP, cần đặt trong mối quan hệ với các luật tố tụng, luật chuyên ngành và quy định liên quan khác.
11.2. Cần cân nhắc kỹ khi lựa chọn thực hiện thủ tục trên môi trường số
Một điểm cần lưu ý là khi đã lựa chọn thực hiện thủ tục trên môi trường số thì không được thay đổi phương thức trong quá trình giải quyết vụ án, vụ việc, trừ trường hợp có lý do chính đáng và được Tòa án chấp nhận.
Vì vậy, trước khi lựa chọn phương thức này, cá nhân, doanh nghiệp hoặc người đại diện cần đánh giá:
– Có đủ điều kiện kỹ thuật để thực hiện ổn định hay không;
– Có chữ ký điện tử hoặc phương thức xác nhận điện tử phù hợp hay không;
– Có nhân sự theo dõi hệ thống thường xuyên hay không;
– Hồ sơ, tài liệu, chứng cứ có thể số hóa đầy đủ hay không;
– Vụ việc có yêu cầu đặc biệt về bản gốc, đối chiếu tài liệu hoặc chứng cứ vật chất hay không.
Việc lựa chọn phương thức tố tụng trên môi trường số nên được xem là một quyết định về chiến lược xử lý hồ sơ, không chỉ là lựa chọn về kỹ thuật.
11.3. Người tham gia tố tụng chịu trách nhiệm về thông tin, tài liệu đã kê khai, giao nộp
Theo Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục trên môi trường số chịu trách nhiệm về tính chính xác, tính hợp pháp của thông tin được kê khai, việc giao nộp tài liệu, chứng cứ; đồng thời có trách nhiệm theo dõi, cập nhật, phản hồi các thông tin liên quan với Tòa án và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
Điều này có nghĩa là việc nộp hồ sơ điện tử không làm giảm trách nhiệm của người nộp hồ sơ. Ngược lại, người tham gia tố tụng còn cần quản lý tốt hơn quá trình gửi, nhận, cập nhật và phản hồi thông tin.
Đối với doanh nghiệp, nên có cơ chế nội bộ để quản lý tài khoản, phân công người theo dõi, lưu lại bằng chứng về việc đã nộp tài liệu, nhận văn bản và thực hiện nghĩa vụ tố tụng đúng hạn.
11.4. Cần lưu trữ song song hồ sơ điện tử và hồ sơ gốc
Mặc dù Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP tạo cơ sở cho việc thực hiện nhiều thủ tục trên môi trường số, nhưng trong thực tế, hồ sơ gốc vẫn có vai trò quan trọng.
Đối với hợp đồng, phụ lục, chứng từ thanh toán, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, tài liệu nội bộ, văn bản ủy quyền, giấy tờ sở hữu, hồ sơ doanh nghiệp hoặc chứng cứ khác, các bên vẫn cần lưu giữ bản gốc để đối chiếu khi Tòa án yêu cầu hoặc khi phát sinh tranh luận về tính xác thực của tài liệu.
Việc số hóa hồ sơ cần đi kèm với việc lưu trữ, phân loại và quản lý tài liệu gốc một cách khoa học.
12. Kết luận
Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP là một bước phát triển đáng chú ý trong quá trình số hóa hoạt động tố tụng tại Tòa án. Nghị quyết này mở rộng khả năng thực hiện nhiều thủ tục tố tụng, thủ tục hành chính tư pháp trên môi trường số, từ nộp đơn, giao nộp tài liệu chứng cứ, tống đạt văn bản, thanh toán trực tuyến đến tổ chức phiên họp, phiên tòa và cấp bản sao điện tử.
Tuy nhiên, việc thực hiện thủ tục tố tụng trên môi trường số không chỉ là vấn đề kỹ thuật. Cá nhân, doanh nghiệp và người đại diện cần hiểu rõ điều kiện áp dụng, phương thức thực hiện, trách nhiệm theo dõi hệ thống, giá trị pháp lý của tài liệu điện tử và rủi ro khi lựa chọn phương thức tố tụng này.
Trong các vụ việc tranh chấp, đặc biệt là tranh chấp hợp đồng, công nợ, cổ đông, lao động, xây dựng, đất đai hoặc kinh doanh thương mại, việc chuẩn bị hồ sơ điện tử đầy đủ, rõ ràng, có hệ thống sẽ góp phần quan trọng vào hiệu quả xử lý vụ việc.
Luật sư Quách Vũ Ngọc Hà và Công ty Luật TNHH Phan Anh sẽ tiếp tục theo dõi quá trình triển khai Nghị quyết 01/2026/NQ-HĐTP cũng như các hướng dẫn liên quan để cập nhật đến khách hàng, đối tác khi có thay đổi đáng chú ý.
Người thực hiện và tham vấn chuyên môn
Người thực hiện: Trần Thị Hiền – Trợ lý Luật sư
Tham vấn chuyên môn: Luật sư Quách Vũ Ngọc Hà – Phó Giám đốc Công ty Luật TNHH Phan Anh
Đối với các vụ việc tranh chấp cần chuẩn bị hồ sơ, chứng cứ và phương án làm việc với Tòa án, Quý khách hàng có thể tham khảo thêm dịch vụ Tố tụng và Giải quyết tranh chấp của Luật sư Quách Vũ Ngọc Hà.